Política de habeas data

La Asociación Colombiana de Facultades de Psicología ASCOFAPSI, entidad sin ánimo de lucro, de carácter privado, identificada con NIT 800205933-1 y registrada ante la cámara de Comercio de Bogotá con inscripción No. S0006272 del 3 de octubre de 1997, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la Calle 98 No. 70-91 oficina 413, asume la normatividad relativa al manejo y tratamiento de la información establecida en la Ley 1581 de 2012 y desarrolla la presente política.

 

  1. Marco Normativo

 

En Colombia el tratamiento y manejo de la información y de los datos relativos a las personas está protegido y normado desde la Constitución Política de Colombia que en el Título 2 Capítulo 1 Artículo 15 señala:

 

“Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.1

 

De otra parte la Ley 1266 cuyo objeto es “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos…” 2

 

La Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”, en esta ley se particularizan y definen los conceptos que deben contemplarse en el manejo de la información y define los ámbitos de aplicación de la misma, explicitando que aplicará a los datos recolectados por entidades de naturaleza pública o privada.

 

El nivel definitorio de la ley se establece en el ARTÍCULO 3 que se incluye las siguientes:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”.3

En esta misma ley se establecen los principios que rigen el tratamiento de los datos, los responsables y las garantías que sobre dicho manejo se deben brindar a los titulares de los mismos.

Desde esta perspectiva, la política desarrollada en este documento responderá a los principios rectores de la Ley 1581 de 2012 y los principios jurídicos vinculados a la misma así como a los procedimientos establecidos y regulados en el Decreto 1377 de 2013.

 

  1. Política Tratamiento de Datos Ascofapsi

 

2.1 Nivel definitorio

  1. Autorización: Se entenderá como el consentimiento expreso que brinda el titular de la información a Ascofapsi, a partir de la información brindada por la Asociación acerca del tratamiento de los datos personales.
  2. Confidencialidad: Ascofapsi asume la obligación de garantizar la reserva sobre los datos recolectados. Solo existirán excepciones derivadas de requerimientos legales a través de solicitud expresa de organismos estatales en desarrollo de las funciones establecidas en la Ley.
  3. Base de datos: Se entiende como el conjunto de datos personales susceptibles de tratamiento, que Ascofapsi en el ejercicio de sus funciones recolecta, las cuales pueden estar sistematizados, digitalizados u organizadas en cualquier otro tipo de archivo o presentación.
  4. Encargado del tratamiento: Ascofapsi en calidad de persona jurídica, por si misma realiza el tratamiento de los datos personales consignados en las bases de datos que posee, y caso necesario podrá nombrar un encargado de la misma, quien asumirá las responsabilidades y cuidados necesarios en el tratamiento de los datos, estipulados en esta política.
  5. Responsable del tratamiento: Ascofapsi en su calidad de persona jurídica es la responsable del tratamiento de sus bases de datos y la información contenida en ellas. Como responsable del tratamiento de los datos será entidad a la cual se dirigen los titulares de los datos para cualquier consulta, aclaración o solicitud, estableciendo contacto a través del correo electrónico datos.ascofapsi@gmail.com o dirigiéndose directamente a la Calle 98 No. 70 91 oficina 413 Bogotá D.C.
  6. Titular: Es la persona natural de quien se posee información en las bases de datos de Ascofapsi.
  7. Tratamiento: Son las operaciones realizadas por Ascofapsi sobre los datos personales almacenados. En estas operaciones están incluidos los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Transferencia de datos: Esta tendría lugar en casos en los cuales Ascofapsi, ubicado en Colombia, envíe la información o los datos personales a un tercero u organismo receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  9. Transmisión: la trasmisión supone que en el tratamiento de datos personales se realiza comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, por cuenta de Ascofapsi en su calidad de encargado y responsable de los mismos.

 

2.2. Del tratamiento de los datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, regulada en el Decreto 1377 de 2013, el tratamiento de los datos personales de los titulares implica recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación de los mismos por parte de Ascofapsi, operaciones que se realizan con la autorización recibida por parte de los titulares y siempre con el fin de contribuir en el desarrollo de las labores propias de la Asociación, desarrolladas para alcanzar la misión y los objetivos de la misma.

 

2.3 Casos Excepcionales: menores de edad

En caso de contar con datos de menores de edad que no sean de naturaleza pública, Ascofapsi acogerá lo reglamentado en la Ley asegurando:

  1. el respeto a los derechos fundamentales que al menor le asisten.
  2. contar con la autorización del representante legal del menor.

 

2.4 Manejo de datos sensibles

Cuando en aras de las funciones de Ascofapsi tales como desarrollo de investigaciones científicas, manejos estadísticos, contrataciones u otras; sea necesario hacer uso de datos sensibles entendidos como: “aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación” 4 la Asociación desarrollará las medidas necesarias y pertinentes para el tratamiento de los mismos. Asegurándose de:

  1. contar con la autorización explícita por parte del titular,
  2. garantizar la custodia de los datos,
  3. asegurar la reserva y confidencialidad de los mismos,
  4. utilizarlos de manera exclusiva para los fines enunciados en la autorización.

 

2.5 Uso de los datos

El uso que Ascofapsi dará a los datos se relaciona de manera directa y deriva de su proyecto misional de contribuir con la calidad de la formación de los psicólogos y trabajar en “pro contribuir al desarrollo científico, profesional, ético y social de la psicología” 5. Por tanto las finalidades que se dará a los datos son:

  1. para empleados, practicantes y colaboradores de la Asociación: seguimiento, verificación de antecedentes e insumo para realización de entrevistas y toma de decisiones de carácter administrativo.
  2. Para miembros de la Asociación, seguimiento a desarrollo propios de su actividad académica, con el fin de hacer reconocimientos e invitaciones a participar de las iniciativas y proyectos de Ascofapsi.
  3. Para miembros de nodos, redes y participantes de los diversos proyectos para hacer los reconocimientos, certificaciones y verificaciones de producción científica.
  4. Envío de correos y mensajería con información de eventos y actividades realizadas o patrocinadas por Ascofapsi y sus miembros.

 

2.6 Derechos que asisten a los titulares

Los titulares de los datos tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar, rectificar, o solicitar el retiro de sus datos personales a Ascofapsi, ya sea porque son inexactos, incompletos, o el titular no desea que la Asociación haga uso de ellos y por ende no dé su autorización para el tratamiento.
  2. Solicitar información acerca del uso que Ascofapsi da a sus datos.
  3. Revocar la autorización dada previamente, cuando se considere que Ascofapsi no ha hecho un tratamiento que no respeta sus derechos constitucionales.
  4. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio ante la presunción de infracciones cometidas por Ascofapsi en el tratamiento de los datos.

 

2.7 Obligaciones de Ascofapsi

Ascofapsi en el tratamiento de datos está obligada a:

  1. Garantizar al titular de los datos el ejercicio efectivo del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar la autorización de los titulares de los datos para hacer uso de ellos.
  3. Informar al Titular de la existencia y disponibilidad de la política para que sea consultada.
  4. Proveer condiciones de seguridad para impedir que los datos sean adulterados, alterados, consultados o utilizados por terceros sin autorización.
  5. Rectificar la información cuando esta sea incorrecta o cuando el titular así lo solicite.
  6. Dar curso a las consultas o reclamos que los titulares presenten, en los tiempos y recursos formulados la ley.
  7. Adoptar un procedimiento para la atención de consultas y reclamos.

 

2.8 Manejo de consultas y reclamos

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de Ascofapsi, podrán consultar los datos, solicitar corrección, actualización o supresión, las solicitudes mencionadas deberán presentarse por escrito o por correo electrónico, a las direcciones consignadas al inicio de este documento. Y deben contener como mínimo la siguiente información:

  1. Identificación del titular de los datos.
  2. Descripción de la situación que origina al reclamo.
  3. Dirección del titular.
  4. Documentación de soporte de la queja.

Las consultas, de acuerdo con lo legalmente definido se atenderán en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no sea posible responder en ese término, se debe informar al titular señalando de manera expresa los motivos de la demora y señalando la fecha de atención. En ningún caso esta última superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la información enviada para el reclamo está incompleta, Ascofapsi informará al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que entrega los documentos en su totalidad. Si después de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular no presente la información, se asumirá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en estado de completitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

2.9 Vigencia de esta Política

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de Ascofapsi estarán vigentes a partir del día veinte (20) de junio de 2017. Ascofapsi se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley, cuando se considere necesario.

Las bases de datos administradas por Ascofapsi se mantendrán por tiempo indefinido, mientras la Asociación Colombiana de Facultades de Psicología continúe en el desarrollo de su objeto misional, y dichos datos sean necesarios para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

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1 Constitución Política Colombiana

2 Ley Estatutaria 1266 del 31 de Diciembre del 2008

3 Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012

4 Ley 1581 del 2012

5 http://www.ascofapsi.org.co/wp/acerca-de/